En anteriores artículos he abordado la planificación de la incorporación de nuevos empleados a las empresas, bien sea desde la óptica del empleado (Tu primer día), o bien desde la perspectiva de la empresa (Bienvenidos).
El primer artículo ponía el acento en una serie de recomendaciones dirigidas al nuevo empleado que configuraban lo que podría denominarse Plan de autointegración. El segundo artículo enfatizaba en el Plan de acogida que toda empresa debería desarrollar para facilitar la incorporación, sociabilización y el seguimiento de sus nuevos empleados.
En ambos casos, el objetivo es común, conseguir que el “aterrizaje” de los nuevos se realice suavemente y sin traumas.
Si realmente se pretende poner en valor el proceso de acogida de nuevos trabajadores, la Dirección de Recursos Humanos o el responsable de personal, dependiendo del tamaño de cada empresa, debe disponer de un documento que resuma los objetivos y la metodología de la empresa para propiciar la integración, la formación, el desarrollo, la gestión del talento y la correcta transmisión los valores corporativos de la organización.
Dicho documento es el Manual de Acogida.
El Manual de Acogida
El Manual de Acogida debe dar respuesta a todas las etapas del Plan de Acogida, integrando las políticas y procesos de incorporación de nuevos empleados, así como incluir una serie de herramientas útiles para el Responsable de Recursos Humanos y para los propios empleados.
Es un documento de uso interno que va dirigido a los responsables de la empresa, Consejo de Administración, Dirección General y equipo directivo.
Representa la materialización del Plan de Acogida, convirtiéndolo en un compromiso real de la Dirección con sus trabajadores que permanece en el tiempo como una parte más de la cultura corporativa de la organización. Todas las empresas deberían redactar su Manual de Acogida.
El guión recomendado para elaborarlo es el siguiente:
- Introducción. Texto o carta de presentación escrito por parte de la Dirección General en el que se resumen los objetivos y la importancia que la empresa otorga a su equipo humano y profesional.
- Metodología.
- Objetivo general del proceso de acogida desarrollado por la empresa.
- Proceso de acogida. Incluye las etapas o fases expuestas en el Plan de Acogida:
- Fase de bienvenida
- Fase de incorporación
- Fase de formación
- Fase de rotación de puestos
- Fase de desempeño de la actividad
- Fase de evaluación de los empleados
- Información de la empresa promotora del plan:
- Presentación de la empresa
- Misión, visión, valores…
- Órganos de gobierno
- Organigramas
- Áreas de actuación
- Retos estratégicos
- Principales proyectos en curso
- Entorno de la empresa (mercado, competidores, etc…)
- Estrategia de acogida. En este apartado se puede hacer referencia a la filosofía de la empresa y al mix de actividades formales e informales que la empresa desarrolla durante todo el proceso de acogida y que le dan un estilo propio que les diferencia de otras compañías.
- Objetivos. Citar los 4 ó 5 principales objetivos para cada una de las áreas funcionales.
- Acciones y herramientas de apoyo:
- Definir un programa de incorporación para cada puesto con actividades y duración de las mismas.
- Protocolo laboral. Normativa interna de la empresa y derechos del empleado.
- Manual de acogida o Guía de bienvenida del empleado. Este documento va dirigido al empleado, por eso deberá estar adaptado para los diferentes puestos o niveles funcionales.
- Manual de funciones y responsabilidades. Cada puesto debe tener perfectamente definido el perfil del empleado, las funciones a desempeñar, las responsabilidades, las necesidades formativas específicas y las jerarquías y relaciones departamentales e interdepartamentales.
- Manual de Procesos. Cada empleado deberá conocer los procesos que afectan a sus funciones y sobre los que su trabajo va a tener repercusión.
- Explicación de las herramientas de funcionamiento interno y canales de comunicación (intranet, web, herramientas, maquinaria…)
- Programas de formación y Plan de carrera.
- Cronograma. Deben definirse las fechas y la duración de las diferentes etapas del proceso de acogida para cada puesto.
- Responsables de ejecución. Personas que deben encargarse de implementar las actividades programadas y papel que deben desempeñar en cada caso.
- Responsables de seguimiento. Personas encargadas del seguimiento de la evolución de cada etapa y de evaluar el proceso en su conjunto.
- Gestión de recursos y presupuestos. Hay que prever los recursos necesarios para poder acometer la organización de aquellas actividades que obliguen a incurrir en gastos, como un seminario, una visita a fábrica, etc…
- Seguimiento y valoración de resultados, así como las consecuencias positivas y negativas de dicho seguimiento. Hay que prever unos indicadores para medir los resultados y evaluar a los nuevos trabajadores en diferentes las diferentes etapas del proceso de acogida.
- Conclusiones y recomendaciones para gerencia, directivos, tutores, mentores y todas las personas involucradas en el proceso de acogida para nuevos empleados.
El Plan de autointegración, el Plan de Acogida y el Manual de Acogida completan una trilogía enfocada a facilitar y controlar el comienzo de una nueva etapa para todos los que participan en ella: el aterrizaje en la empresa.
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