¿Reúnes o enriqueces?

Dedico una parte importante de mi tiempo asistiendo a reuniones, como la mayoría de profesionales que trabajan en estrecha relación con otras personas.

Cada nueva convocatoria implica dedicar uno de nuestros recursos más escasos y valiosos: el tiempo, además del consiguiente gasto económico en desplazamientos y alojamiento. Si el resultado es satisfactorio lo consideramos una inversión, pero si la reunión no resulta productiva, nos replantearemos nuestra asistencia en próximas ocasiones. A nadie le sobra el tiempo.

Entre los errores más frecuentes destacan:

• Las órdenes del día y los contenidos se envían prácticamente el día anterior a cada reunión, con lo que resulta imposible preparar dichas reuniones adecuadamente.
• Hay reuniones en los que nunca se decide nada. Tan solo se consultan opiniones. Para ello, el correo electrónico ejerce la misma función.
• No respetar los horarios o alargarse más de la cuenta en cada tema.
• Las reuniones duran menos de lo previsto porque siempre hay miembros que deben salir con antelación.
• Los objetivos propuestos no justifican una reunión, pudiéndose utilizar otros mecanismos más eficientes para alcanzar esos mismos objetivos (videoconferencias, teléfono, correo electrónico…).
• No se crea un clima de confianza adecuado para fomentar el debate y el intercambio de información, por lo que queda todo en una simple exposición de temas.
• Anulación de reuniones horas antes de celebrarse con el consiguiente perjuicio para los asistentes e incluso con posibles costes económicos (si no se pueden cancelar los billetes de avión o tren).

Reunirse es una sana costumbre. Favorece la relación y mejora la comunicación entre personas que comparten inquietudes, cohesiona a los integrantes de equipos profesionales, amplia el conocimiento que tenemos de los demás, e incluso de nosotros mismos. Pero las reuniones pierden el sentido cuando nos aburrimos, nos resultan repetitivas o nos producen la sensación haber perdido el tiempo.

Claves para garantizar que una reunión sea eficaz y productiva

El éxito de una reunión depende de que se cumplan los objetivos para los que ha sido programada y que los participantes sientan que el tiempo empleado les ha servido para enriquecerse.

Para lograrlo, se recomienda seguir los siguientes 7 pasos:

• 1. Confirmar la necesidad real de reunirse. Muchas veces, reunirse es una rutina o un trámite que cumplir. Craso error. Las reuniones sólo deben celebrarse cuando existe la necesidad de hacerlo. Si existe un medio de comunicación alternativo igualmente eficaz debe utilizarse, y aplazar la celebración de una reunión hasta que haya objetivos que la justifiquen.
  Algunos medios de comunicación alternativos son, por ejemplo, el teléfono, el correo electrónico, la intranet corporativa o la videoconferencia. Cualquiera de ellos permite intercambiar información entre dos o más personas. Si se necesitan respuestas inmediatas, o resolver asuntos menores, pueden utilizarse en sustitución de una reunión.
  Sólo hay que convocar reuniones cuando haya que convencer, seducir, debatir, aclarar, solucionar, formar o celebrar algo, así como todas aquellas situaciones en las que el contacto humano sea imprescindible.

 

• 2. Definir las coordenadas de la reunión. Una vez que somos conscientes de la necesidad de convocar una reunión, se tienen que definir algunos aspectos que propiciarán que la reunión sea más productiva:
  • Enumerar por escrito los objetivos de la reunión.
  • Especificar a quiénes se dirige la reunión: públicos internos (accionistas, empleados, asociados…) o públicos externos (proveedores, clientes, instituciones,…).
  • Conocer las principales características de los asistentes y realizar las adaptaciones oportunas: nivel formativo y cultural, conocimiento de idiomas (si algún ponente o participante no habla el mismo idioma), posible encuentro de diferentes culturas…
  • Definir la estructura de la reunión: duración, temas a tratar, tiempo que debe dedicarse a cada apartado, personas que deben abordar cada asunto, tiempos para el debate, salas a utilizar si hay previsto realizar tareas por grupos…. En reuniones de larga duración deben planificarse descansos. En reuniones de varios días conviene alternar el tiempo de trabajo con actividades lúdicas: visita turística, juegos, actividades en exterior…)
  • Seleccionar un enclave que se ajuste a las verdaderas necesidades de la reunión, salones, alojamiento, restauración y actividades a realizar . Dicho lugar puede ser un hotel, un, centro de negocios, las instalaciones de una empresa o un complejo vacacional. Eso sí, siempre hay que tener en cuenta la logística de desplazamiento de los participantes (avión, tren, coche) y evitar que se convierta en una razón para no asistir.

 

• 3. Motivar a los participantes. Los participantes asisten a las reuniones por varias razones, aunque realmente pueden englobarse en dos: porque tienen que ir o porque quieren ir. Personalmente prefiero mantener reuniones con personas motivadas, porque resulta más agradable y el resultado es siempre más satisfactorio para todos.
  Los elementos que deben favorecer un ambiente motivador son:
  • La carta de convocatoria debe despertar interés, bien sea mediante carta, e-mail, folleto informativo o cualquier otro medio. Cada tipo de reunión y de asistentes requiere un tipo de comunicado diferente, pero todos deben tener en común su capacidad para despertar el deseo de asistir a “esa” reunión.
  • Enviar el orden del día o agenda de la reunión, especificando los horarios, los temas a tratar, reparto del tiempo por temas, materias que deben prepararse previamente, posibles decisiones que van a debatirse y la contribución que se espera de cada asistente.
  • En los días previos a la reunión hay que enviar, en una sola vez o en varios envíos, la documentación que debe trabajarse previamente. En cada envío debe especificarse qué se debe hacer con dicha documentación y qué tratamiento se hará en el transcurso de la reunión.

  La convocatoria a la reunión y la agenda de la misma deben enviarse entre 30 y 15 días antes de la fecha de celebración. El envío de información y documentación debe realizarse entre los 15 y 7 días anteriores. Si se envía más tarde, posiblemente no se prepare y pierda todo su efecto.

 

• 4. Preparar el formato de reunión más adecuado al perfil de los participantes. Cada situación y cada necesidad precisa una solución diferente. Por eso, las reuniones pueden adoptar muchos formatos, dependiendo siempre de los objetivos que se persigan en cada caso.Hay reuniones de vecinos, reuniones de padres de alumnos, de profesores, de asociados a algún club deportivo y de muchos más tipos. En el mundo de la empresa, las reuniones más habituales son:
  • Consejo de Administración
  • Juntas o Asambleas de accionistas
  • Negociaciones de contratos
  • Comités departamentales y funcionales
  • Equipos multidisciplinares
  • Jornadas de trabajo y reflexión
  • Encuentros técnicos
  • Convenciones
  • Congresos
  • Foros sectoriales
  • Presentaciones de proyectos o productos
  • Ruedas de prensa
  • Etc…

  A veces, una óptima comunicación interna de la empresa requiere que unas reuniones provoquen la celebración de otras y así sucesivamente hasta que los mensajes llegan desde el Consejo de Administración hasta el último empleado y viceversa. Esos flujos de información se denominan “comunicación en cascada”.

  Otro aspecto que debe tenerse en consideración para la preparación de una reunión son los diferentes roles que deben darse cita: director de la reunión, organizador, moderador, ponentes y participantes. En ocasiones, se puede contar con la participación de un especialista en alguna materia concreta que aporte valor a la reunión con nuevos puntos de vista.

  En cuanto a aspectos puramente materiales conviene:

  • planificar la disposición de la sala que más favorezca la comunicación (en U, en escuela, mesa imperial…).
  • prever la necesidad de utilizar medios audiovisuales
  • habilitar conexiones a internet,
  • proporcionar agua, papel y bolígrafo a cada asistente,
  • acondicionar la temperatura de la sala
  • planificar los descansos y/o algún coffee break
  • elegir la fórmula de almuerzo, cena o ágape más adecuada a las características de la reunión y al tiempo disponible.

 

• 5. Hacer que cada reunión sea un evento especial. El resultado final de la reunión depende de que se superen las expectativas de los asistentes. Para ello, todos los detalles previos deben estar bajo control y la puesta en escena debe ser muy cuidada:
  • Documentación inicial: En el sitio que le corresponde a cada asistente debe haber:
    • Orden del día con horarios
    • Hojas en blanco y bolígrafo
    • Vaso y agua
    • Caramelos
    • Nombre (sólo en reuniones muy personalizadas)
  • Presentación y bienvenida: El comienzo de la reunión es un momento en el que muchos de los asistentes fijan sus expectativas y su predisposición. Cada reunión se fabrica in situ, en el momento y lugar escogidos, y todos los participantes son responsables del resultado final. Este mensaje debe dejarse muy claro para propiciar una actitud favorable y activa.Los aspectos que deben vigilarse en esta fase inicial de la reunión son:
    • Puntualidad
    • Presentar a las personas nuevas (cuando la mayoría de los asistentes son habituales)
    • Disculpar a los no asistentes (que hayan manifestado sus motivos a los organizadores).
    • Informar acerca de los objetivos que se esperan alcanzar con esta reunión
    • Detallar los temas que se van a abordar y explicar brevemente los motivos.
  • Apertura: Muchas reuniones se inician con la lectura del acta de la reunión anterior. En mi opinión es un terrible error, ya que todos deberían haberla leído. Repitiendo la reunión anterior se pierde tiempo y se aburre a las personas que vienen con los deberes hechos. En el caso que se requiera aprobación del acta anterior, se debería entregar copia de la misma y verbalmente resumir los puntos más relevantes, para proceder posteriormente a su aprobación.
  • Moderador: Es la figura clave para lograr que la reunión sea realmente productiva. Su misión es lograr la atención de los asistentes, que exista entendimiento en el debate, que se escuchen y se respeten los turnos de palabra y que se fomente la participación de todos.Para lograrlo tiene que:
    • manejar los tempos de cada tema y de los debates posteriores.
    • prestar mucha atención a los gestos de los participantes: muecas, manos levantadas, muestras de disconformidad y signos de pérdida de atención y actuar en consecuencia.
    • formular preguntas a los asistentes
    • conducir las opiniones y comentarios hacia los objetivos perseguidos.
    • utilizar técnicas que fomenten la visualización y el refuerzo de algunos conceptos (si procede), como workshop, simulaciones, sesiones formativas, role playing o cualquier otro tipo de actividad que fomente la participación activa.
    • prever preguntas, inquietudes y reacciones, y si procede llevar preparadas sus correspondientes respuestas.
  • Presentaciones: Si en el transcurso de la reunión se van a proyectar videos o realizar presentaciones utilizando medios audiovisuales, la información debe ser muy gráfica y muy concisa. La presentación sólo es un apoyo para el ponente, que es quien debe enriquecer con sus comentarios y con sus aportaciones el tema expuesto.La estructura de cada presentación depende del objetivo de la misma y de las características del mensaje que queremos trasmitir. Por ejemplo, si queremos realizar la presentación de una empresa algunos de los datos que deben estar presentes son:
    • Quienes somos
    • Objetivos
    • Estructura organizativa (órganos de gobierno y órganos de gestión) y organigrama.
    • Implantación geográfica
    • Magnitudes
    • Información económica
    • Productos y servicios
    • Coordenadas del sector en el que actúa la empresa
    • La ventaja diferencial que distingue a la empresa de sus competidores
    • Proyectos o descripción de algún proyecto que se desee resaltar
  • Debates: La puesta en común es la fase más caliente de la reunión, la que puede derivar en algún tipo de conflicto entre los asistentes. Para evitarlo, el moderador debe:
    • exigir a los intervinientes que sean muy concretos en sus exposiciones
    • respetar los turnos de palabra
    • hablar siempre en positivo y plantear todos los asuntos, hasta los más negativos, con “mano izquierda”.
    • dirigir el debate hacia los objetivos de la reunión
    • todas las aportaciones deben aportar valor a la reunión (evitar los lucimientos personales, las divagaciones, las conversaciones cruzadas…)
    • no hay que callar nada, sólo hay que cuidar la forma en la que se dicen las cosas.
    • alcanzar acuerdos y definir quién debe ejecutar cada uno de ellos y en qué plazo
  • Intercambio de mejores prácticas: Hay ocasiones en las que se dan cita personas o empresas de diferentes organizaciones. En esos casos es conveniente dedicar un tiempo a intercambiar mejores prácticas y compartir momentos entre los diferentes miembros para fortalecer el conocimiento mutuo e incrementar el nivel de confianza.Para lograrlo, uno o más participantes podrían explicar al resto cómo opera su organización, cuál es su estructura y las claves de su éxito. Este intercambio puede ser altamente productivo para todos.

    Incluso, podrían organizarse reuniones rotatorias en cada una de las ciudades de los participantes para poder conocer in situ su empresa y a su equipo.

  • Cierre: La finalización de la reunión debe realizarse con la misma puntualidad con la que se ha iniciado. Pero antes, en esta fase procede:
    • Resumir las principales conclusiones
    • Recordar tareas y próximos pasos (qué, quién, cuando…)
    • Fijar una fecha para la próxima reunión
    • Agradecer a todos su asistencia y su participación activa.
    • Desear un feliz regreso a sus destinos (si la reunión se ha celebrado en otra ciudad).

 

• 6. Garantizar que se cumplen los acuerdos alcanzados en la reunión. Cuando todo el mundo vuelve a su destino, la reunión todavía no ha finalizado. Comienza la post-reunión. Los aspectos críticos de esta fase son:
  • Acta de la reunión: Es la herramienta que deja constancia de la trayectoria de una empresa, una institución, una asociación, una comunidad o simplemente de un grupo de personas que resumen por escrito cada una de sus reuniones. Pero el acta no sólo es un papel escrito, además debe:
    • reflejar fielmente lo acontecido en la reunión para quienes no han podido asistir
    • informar de los asistentes y a los interesados acerca de los acuerdos alcanzados, las personas responsables de ejecutar las decisiones y los plazos definidos para ello.
  • Gestionar los acuerdos: gestionar significa movilizar los recursos necesarios (humanos, materiales y económicos) para lograr unos objetivos.
  • Seguimiento: Es decir, controlar la ejecución de las acciones derivadas de cada uno de los acuerdos reflejados en el acta de la reunión.
  • Reporting: Emitir un informe en base a las gestiones realizadas para dar una respuesta eficaz y eficiente a los acuerdos recogidos en el acta.

 

• 7. Repasar y escribir los aspectos de mejora para próximas reuniones. Al finalizar la reunión comienza la post-reunión, pero a su vez se ponen en marcha los fuegos para cocinar la próxima reunión. Sirva esta metáfora culinaria para resaltar que, en caliente, debe realizarse un balance de los aspectos que pueden y deben mejorarse en la próxima reunión.
  Para ampliar nuestra información al respecto, podemos pedir feedback a todos los asistentes sobre los temas más trascendentales abordados en la reunión y el tratamiento dado. Esta información puede recogerse in situ (cuestionario) o con posterioridad a la reunión (e-mail, teléfono, encuesta…).
  Las opiniones y comentarios hay que tamizarlos, y saber leer entre líneas. Seguro que de su correcta interpretación surgen algunos aspectos que contribuyen a que el resultado de la siguiente reunión sea todavía mejor.

Aportar valor

En resumen, para que las reuniones sean productivas deben: ser necesarias, informar, ser comprensibles, fomentar la participación, gestionar acuerdos y si es posible, entretener.

Si se dan estos factores, los participantes saldrán de la reunión convencidos de que haber participado en la misma les ha aportado un valor añadido que les ha enriquecido.